– تجميع المعلومات والقضايا المطروحة لمناقشتها خلال المعرض أو المؤتمر
– اختيار الموقع والمكان المناسب
– تحديد الهدف والجمهور المستهدف
– مراعاة التنظيم الجدول الزمني للمعرض أو المؤتمر.
– التواصل مع الجهات الإعلامية التي ستغطي الحدث.
– إقامة نشاطات ترفيهية أو احتفالية داخل المعرض أو المؤتمر.
– الحرص على توزيع عدد من الهدايا أو المطبواعات التذكارية.
– عمل استطلاع للرأي حتى يتعرف على أهم الإيجابيات والسبيات حول المعرض أو المؤتمر.